Nos últimos anos, a segurança da informação deixou de ser uma preocupação exclusiva de empresas e órgãos públicos para se tornar também um tema central na administração de ambientes residenciais.
Com a crescente digitalização de processos, o aumento do uso de tecnologias de controle de acesso e a coleta constante de dados dos moradores, visitantes e prestadores de serviço, é fundamental que os condomínios estejam alinhados com a legislação vigente.
Nesse contexto, a LGPD para síndicos surge como um tema essencial para garantir a proteção dos dados pessoais no dia a dia da gestão condominial.
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), aprovada em 2018, estabelece diretrizes sobre o tratamento de dados pessoais, impondo obrigações legais a qualquer pessoa física ou jurídica que colete, armazene ou compartilhe essas informações. Isso inclui os condomínios, que mesmo sem fins lucrativos, tratam diariamente dados sensíveis de diversas pessoas.
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Por que a LGPD também se aplica aos condomínios?
Embora muitas vezes esquecida nos debates jurídicos e administrativos, a realidade é que a LGPD, ou Lei nº 13.709/2018, se aplica, sim, a condomínios residenciais.
Afinal, quando o porteiro anota o nome de um visitante, quando o sistema de câmeras grava imagens de moradores ou quando a administradora armazena dados de boletos e documentos, há tratamento de dados pessoais em curso.
Logo, é responsabilidade do síndico, no papel de gestor do condomínio, garantir que o tratamento dessas informações ocorra de forma segura, transparente e legal.
Portanto, entender a LGPD para síndicos é mais do que uma questão de conformidade jurídica. É um passo importante para fortalecer a confiança dos condôminos, evitar conflitos e reduzir riscos de penalidades ou ações judiciais.
LGPD para síndicos: quais são os principais desafios?
O primeiro desafio está no reconhecimento de que o condomínio é um agente de tratamento de dados, mesmo que não possua CNPJ ou funcionários próprios.
Afinal, sempre que há coleta de dados pessoais (nome, telefone, CPF, imagens de câmeras, entre outros), existe uma responsabilidade legal sobre como essas informações são utilizadas e protegidas ao longo do tempo.
Outro ponto crítico é o desconhecimento técnico por parte dos síndicos. Muitos não sabem exatamente quais práticas devem adotar para garantir o cumprimento da LGPD, nem como orientar funcionários e prestadores de serviços sobre o tema.
Além disso, há a falta de políticas claras de segurança da informação, como regulamentos internos sobre o uso de dados, planos de resposta a incidentes e termos de consentimento. Essa ausência de diretrizes pode gerar exposição a riscos desnecessários.
No entanto, é possível criar um ambiente seguro ao seguir algumas práticas de proteção de dados. Confira a seguir!
Boas práticas para aplicar a LGPD no seu condomínio
Aplicar a LGPD em ambientes residenciais não precisa ser um bicho de sete cabeças. No dia a dia, é possível adotar algumas ações práticas que garantem um caminho seguro em direção à conformidade legal.
A seguir, confira nossas dicas de LGPD para síndicos!
1. Mapeie os dados coletados
O primeiro passo é realizar um levantamento de quais dados pessoais o condomínio coleta e para qual finalidade. Isso inclui informações de moradores, visitantes, prestadores de serviços, funcionários, entre outros.
É fundamental entender em que espaço essas informações estão armazenadas, quem tem acesso a elas e por quanto tempo são mantidas.
2. Oriente os colaboradores
Todos os profissionais que lidam com dados, desde porteiros até administradores, precisam estar cientes das suas responsabilidades. Para tanto é possível investir em treinamentos básicos sobre a LGPD para síndicos, abordando temas como sigilo, acesso restrito e uso adequado das informações.
3. Tenha políticas internas claras
Crie ou atualize o Regulamento Interno do condomínio com orientações específicas sobre proteção de dados. No documento, é possível estabelecer regras para o uso de câmeras, controle de visitantes, compartilhamento de informações com terceiros, entre outros.
4. Solicite consentimento sempre que necessário
Em algumas situações, como o envio de comunicações por e-mail ou a inclusão de dados em grupos de WhatsApp, é recomendável obter o consentimento explícito dos moradores. Esse cuidado mostra respeito à privacidade e reduz riscos legais.
5. Invista em soluções seguras
Evite armazenar dados em planilhas soltas ou sistemas sem proteção. Dê preferência a ferramentas específicas para gestão condominial, que ofereçam recursos de segurança da informação, como autenticação por senha, criptografia e backups automáticos.
6. Nomeie um encarregado de dados (DPO)
A LGPD exige que haja uma pessoa responsável por intermediar eventuais solicitações dos titulares dos dados e da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). No caso dos condomínios, o próprio síndico pode exercer o papel de DPO, desde que esteja preparado para tal função.
LGPD no condomínio: aplicação prática
Para que a LGPD para síndicos seja mais fácil de aplicar no dia a dia, veja abaixo alguns exemplos práticos de como a lei pode aparecer nas situações cotidianas:
- Cadastro de visitantes: deve-se informar claramente que a coleta de dados se restringe apenas ao controle de acesso e que não serão compartilhados indevidamente.
- Sistema de câmeras: moradores devem ser avisados da existência das câmeras, com sinalização visível, e as imagens só devem ser acessadas por pessoas autorizadas.
- Publicação de listas de inadimplentes: divulgar nomes de moradores inadimplentes em áreas comuns ou grupos de WhatsApp pode configurar violação à LGPD.
- Uso de grupos digitais: mesmo que seja um grupo do condomínio no WhatsApp, o síndico deve ter cautela para não expor dados pessoais sem consentimento.
Quais são os riscos de não cumprir a LGPD?
Ignorar a LGPD pode trazer consequências sérias para o condomínio e para o síndico. Além de multas que podem chegar a 2% do faturamento da empresa ou administradora (limitadas a R$ 50 milhões por infração), há o risco de ações judiciais que os próprios moradores podem mover caso se sintam lesados.
Mais do que isso, o descuido com dados pode afetar a imagem do condomínio, gerar desconfiança entre os moradores e dificultar a gestão. Um incidente de vazamento de informações, por exemplo, pode ter impacto negativo duradouro.
Portanto, conhecer e aplicar a LGPD para síndicos é uma medida estratégica de proteção e governança.
LGPD para síndicos: um compromisso com a transparência e a confiança
Em um mundo cada vez mais digital, cuidar dos dados pessoais é um dever de todos. Para os síndicos, esse cuidado se torna ainda mais relevante, já que envolve a privacidade e a segurança de dezenas, ou até centenas, de moradores.
Assim, a LGPD para síndicos não deve ser vista como um entrave, mas como uma oportunidade de profissionalizar ainda mais a gestão condominial, o que permite elevar o nível de transparência, segurança e confiança entre todas as pessoas envolvidas.
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