Se tem uma estrutura que garante organização e conforto, essa estrutura é a portaria de condomínio. Não são todos os prédios que contam com uma portaria, mas quando é possível contar com esse serviço a comodidade se torna uma realidade.
Neste post você vai entender como costuma ser o funcionamento de uma portaria em um condomínio, os diferentes tipos de portaria e outras dúvidas comuns a moradores e síndicos. Vamos lá?
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Como é o serviço de uma portaria de condomínio?
Em um condomínio, o fluxo de pessoas, veículos, visitantes e encomendas é muito grande. Se você mora em um desses, já sabe que a rotina é agitada. Se nunca morou, pense que cada morador tem sua vida e suas necessidades, e isso impacta na movimentação de entrada e saída do ambiente.
Além de tudo isso, outro fator fundamental é a questão da segurança. Se há tantas pessoas, famílias e profissionais envolvidos no dia a dia de um mesmo ambiente, é necessário garantir que somente a entrada de pessoas autorizadas aconteça – afastando ameaças e perigos.
Agora, pense: com tantas situações acontecendo diariamente, como transformar essa rotina em algo eficiente e seguro? Como fazer com que o controle aconteça, mantendo pessoas e patrimônio em proteção?
É para isso que a portaria de condomínio existe! Através do exercício essencial do profissional porteiro, a estrutura e o ofício colaboram para colocar em ordem a vida condominial.
Outro ponto importante é que isso tudo não vale apenas para um condomínio residencial: prédios comerciais também usufruem da funcionalidade. Portanto, uma portaria de condomínio é o serviço especializado em atender os ambientes privados para seu controle de acesso.
O cotidiano em uma portaria
Quem pode entrar? Quais pessoas acessaram temporariamente e depois saíram? Quem não está autorizado a entrar? Todo esse controle é feito pelo profissional.
O porteiro ou porteira é a pessoa que realiza o atendimento, seja por telefone ou presencial, para esse tipo de liberação, organização e tantas outras necessidades do cotidiano.
Vale destacar que o porteiro atua diretamente com os condôminos, com os funcionários do condomínio, com o (a) síndico (a) e com todos os visitantes de um prédio residencial ou, então, comercial.
Essa função de controle também passa por ações orientativas. É o caso de situações em que o porteiro orienta o fluxo de movimentação às novas pessoas do local, colabora com informações e, é claro, recepciona todos que ali circulam.
Observar e monitorar a portaria, garantindo o bom fluxo do condomínio, é um bom resumo para o exercício profissional de um porteiro.
Por último, é importante entender que, apesar da figura do porteiro – enquanto um agente controlador do espaço – transmitir segurança e auxiliar neste sentido, ele não é o responsável pela segurança patrimonial de um condomínio. Para isso, existem profissionais treinados para vigilância, além de sistema de câmeras para monitoramento, entre outras ferramentas.
Então, basicamente, os procedimentos costumam ser:
- Identificar visitantes
- Identificar prestadores de serviços
- Identificar entregadores de mercadoria
- Controlar a entrada e saída de veículos
Cada um desses procedimentos conta com um passo a passo específico seguido pelo profissional para que possa acompanhar entrada, identificação e saída de cada um.
Quais são os tipos de portaria de condomínio?
Agora que você sabe como funcionam as principais atribuições de uma portaria de condomínio, é preciso entender que não há somente uma forma de realizar o serviço.
Para muitas pessoas o único tipo de portaria possível é somente com a presença física do porteiro, mas você vai descobrir que não é bem assim:
Portaria física
Como o próprio nome indica, a portaria física requer a presença física do profissional porteiro. Ele, conforme falamos, é o responsável por controlar o acesso e por atender moradores, visitantes, funcionários de empresas que chegam ao condomínio para entregar encomendas, entre outros.
Nesse sentido, para ter a portaria física, geralmente, é preciso acionar uma empresa terceirizada para que seja feito o contrato de prestação de serviço.
Na Auxiliadora Predial, por exemplo, através da área de Gestão de Produtos, a própria administradora do condomínio auxilia em todo o processo de contratação de prestadores de serviço com funções essenciais, entre elas a portaria. Outros serviços como limpeza e zeladoria também recebem essa cobertura.
Portaria remota
Já no caso da portaria remota, a tecnologia é o canal pelo qual é controlado o acesso de pessoas e veículos ao condomínio.
Neste caso, não temos a figura do porteiro na entrada do prédio. Todo o serviço é feito através de um sistema de segurança e um profissional realiza o monitoramento à distância.
É claro que como toda solução tecnológica, é preciso checar se o condomínio está pronto para se adaptar a isso e, claro, se os moradores também estarão habituados ao uso.
Outras opções
Também existem outras formas de controle para a portaria de condomínio, muitas delas utilizando a tecnologia:
- Cartão de acesso
- Biometria
- Autenticação por senha
- Identificação automática de veículos
O que uma portaria precisa ter?
Pode ser que você se pergunte se para que uma portaria física exista, basta ter uma estação de trabalho tradicional e o porteiro já está apto a executar seu serviço.
Na verdade, alguns itens são básicos:
- Comunicação entre porteiro – moradores – público externo: seja interfone ou outro tipo de ferramenta para a comunicação, é preciso que o sistema funcione para que, facilmente, o porteiro possa fazer os contatos necessários;
- Ventilação: como todo posto de trabalho, é preciso que um ventilador ou ar-condicionado faça o papel de refrigeração do ambiente em dias mais quentes, garantindo o bem-estar do profissional;
- Assento adequado: também para a garantia do conforto e preservação da saúde do profissional, uma cadeira com regulagem de altura e com apoio para costas e braços é fundamental;
- Copa: dar acesso à copa ou cozinha para consumo de água e/ou café também pode ser agradável para quem trabalha horas a fio atendendo ao público.
Como garantir um bom funcionamento na portaria?
Algumas ações de organização podem ajudar na hora de garantir um bom funcionamento da portaria de um condomínio.
Muitas delas fazem parte da estrutura geral na qual um síndico está diretamente ligado e outras podem ser definidas depois da instalação de portaria no ambiente:
- Tenha bem definidas as regras gerais do condomínio
- Tenha bem definidas as regras de funcionamento da portaria
- Não permita que pessoas não autorizadas acessem o ambiente
- Invista em segurança eletrônica
- Tenha um livro ou outro tipo de arquivo para registro de acessos
Conclusão sobre a portaria de condomínio
Enfim, como você viu por aqui, a portaria é uma importante aliada na organização, comodidade, conveniência e consequente segurança de todos os envolvidos no dia a dia de um condomínio.
Para quem pensa em comprar ou alugar um apartamento ou uma casa, por exemplo, saber se o imóvel está localizado dentro de um condomínio costuma ser um dos grandes fatores de decisão.
Saber que há uma portaria 24 horas garantindo comodidade, segurança e praticidade no dia a dia é um argumento de peso para escolher o novo lar.
Por esses e tantos outros motivos, que já apresentamos aqui, que a portaria de condomínio é um assunto de total relevância para síndicos, gestores e administradoras.
Garantir que profissionais capacitados se tornem os guardiões das regras do condomínio, recebam, orientem e controlem a movimentação é um compromisso com a comodidade e segurança de todos.
Precisa de ajuda para a portaria do seu condomínio? Para contratar um porteiro ou outros profissionais para serviços condominiais?
Conte com a expertise da Gestão de Produtos da Auxiliadora Predial, pois você terá total auxílio para isso. Conheça agora mesmo todas as soluções que a maior estrutura de gestão condominial do país tem para você.
